دانلود مقاله و پروژه و پایان نامه دانشجوئی
دانلود مقاله و پروژه و پایان نامه دانشجوئیدانلود مقاله و پروژه و پایان نامه دانشجوئی
دانلود مقاله و پروژه و پایان نامه دانشجوئیتحلیل سیستم اطلاعات انبار
فرمت :WORD تعداد صفحه :85
فهرست
عنوان صفحه
1- شناخت وضعیت موجود................ 5
1-1- مقدمه.......................... 6
1-2- وضعیت موجود سیستم انبار در سازمان 7
1-2-1- جایگاه سازمانی و شرح وظایف.. 7
1-2-2- نیروی انسانی موجود.......... 8
1-2-3- نوع انبار................... 8
1-2-4- کالاهای موجود در انبار و نحوه چیدمان آنها 8
1-2-5- سیستم کدگذاری کالاهای انبار.. 8
1-2-6- تجهیزات موجود در انبار...... 9
1-2-7- فرایند درخواست کالا از انبار و تحویل آن 9
1-2-8- فرمهای مورد استفاده در سیستم فعلی انبار سازمان 10
1-2-9- برنامه‌ریزی تأمین کالا....... 10
1-2-10- انبارگردانی............... 10
1-3- کاستیها و محدودیتهای سیستم اطلاعات انبار در سازمان 10
1-4- برخی الزامات قانونی در محاسبات عمومی اموال دولتی 13
2-طراحی سیستم ..............................................................................15
2-1-مقدمه ..............................................................................................................16
2-2-موقیعت انباردرساختار سازمانی...................................................................12
2-3-رویه ها...............................................................................................................17
2-4-دستورالعملها.....................................................................................................29
2-5-فرمها...................................................................................................................32
فهرست
عنوان صفحه
پیوست:راهنمای کد کالاهای انبار .......................................................................48
دیاگرامهای رابطه ای ..............................................................................................63
فهرست شکلها
عنوان صفحه
1-2- موقیعت انباردرساختار سازمانی..................................................................12
فاز اول: 1
شناخت وضعیت موجود
- توصیف سیستم
1 ـ 1 ـ مقدمه
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها، چه در سازمانهای دولتی و چه در بخش خصوصی، تأمین ونگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان است و انبارداری به کلیه فعالیتهای مربوط به تهیه و نگهداری وسپس تحویل مواد و اقلام مورد نیاز سازمان در زمان مناسب، اطلاق می‌شود. وظایف انبارها در سازمان‌را می‌توان در سه بخش زیر خلاصه کرد:
الف) برنامه‌ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیازسازمان در حد مطلوب خود.
ب) همکاری و مساعدت در خرید و تأمین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای‌خریداری شده.
ج) نگهداری کالا در انبار به نحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات ودستورالعملهای سازمان.
انبارها را از دو جهت می‌توان مورد بررسی قرارداد، یکی از لحاظ فیزیکی نظیر محل انبار، نوع‌قفسه‌بندی‌ها، محل کالاها در انبار، نور، ایمنی و وسایل حفاظت کالاها و وسایل حمل و نقل و... ودیگری سیستم اطلاعات انبار که به طرح و گردش فرمها بنحوی که اطلاعات به بخشهای مختلف‌سازمان، به موقع و به مقدار لازم برسد و به کنترلهای لازم در رابطه با کالاها می‌پردازد.
منظور از سیستم اطلاعاتی انبار، ایجاد روشی نظام‌مند و منطقی برای اجرای عملیات مربوط به‌کالاهای موجود در انبار و همچنین اعمال کنترلهای لازم روی مراحل مختلف این عملیات می‌باشد.
انبار بنا به نیاز همه بخشها، عموماً با تمام واحدها و کارکنان آن در تماس و رابطه است. این رابطه وتماس چه در مورد تحویل دادن و گرفتن اجناس و چه در مورد نگهداری حسابها و مبادله اسناد و مدارک‌آن‌ها، باید بر ضوابط مستدل و مجاز و رسمی مبتنی باشد نه مناسبات شخصی و دوستانه چرا که اینگونه‌روابط، موجبات کندی کار و بروز اشتباهات را فراهم می‌سازد. بدیهی است در روابط متقابل، رفتارهای‌دوستانه صرفنظر از دستورالعملها، سبب تسریع کارها خواهد بود ولی نباید باعث ابهام در حسابها ومدارک و اسناد باشد.
در طراحی سیستم اطلاعات انبار بایستی توجه نمود که آیا از قبل سیستمی وجود دارد یا خیر، درصورت وجود سیستم، شناخت سیستم و نقاط قوت و ضعف آن جزو مقدماتی‌ترین فعالیتها محسوب‌می‌شود. در این گزارش وضعیت موجود انبار سازمان به لحاظ جایگاه سازمانی و شرح وظایف؛ نیروی‌انسانی موجود؛ نوع انبار؛ انواع موجودیهای آن و نحوه چیدمان؛ سیستم کدگذاری کالاها؛ تجهیزات‌موجود؛ گردش اطلاعات و فرمهای مربوطه،... تشریح گردیده و کاستیها و محدودیتهای آن تبیین‌می‌گردد. بدیهی است شناخت وضعیت موجود مبنای طراحی سیستم مطلوب سازمان قرار خواهد گرفت‌که در گزارشهای آتی به آن خواهیم پرداخت.
1 ـ 2 ـ وضعیت موجود سیستم انبار در سازمان
وضعیت موجود سیستم انبار طی چند مرحله بازدید و مذاکره حضوری جداگانه با مسئول انبار،سرپرست تدارکات و رئیس امور اداری مالی و در ابعاد مختلف شناسایی شده و به شرح زیر تبیین‌می‌گردد.
1 ـ 2 ـ 1 ـ جایگاه سازمانی و شرح وظایف
در ساختار سازمانی مصوب سازمان جهاد کشاورزی استان خراسان، فعالیتهای مربوط به انبار در یک‌پست سازمانی با عنوان انباردار و زیر مجموعه اداره امور اداری و مالی، خلاصه می‌گردد. هیچگونه‌شرح وظیفه‌ای از انبار، انباردار و یا مسئول انبار تدوین نگردیده و یا در دسترس مشاهده نمی‌شود و شرح‌وظایف انباردار بر اساس انتظاراتی که بطور معمول و یا موردی وجود داشته توسط وی درک گردیده‌است.
1 ـ 2 ـ 2 ـ نیروی انسانی موجود
در حال حاضر یک نفر با تحصیلات دیپلم و بطور قراردادی، متصدی فعالیتهای انبار می‌باشد و لازم‌است آموزشهای لازم در خصوص انبارداری و حسابداری انبار را طی کند. لازم به ذکر است علی‌رغم‌وجود دو پست حسابدار در کنار یک پست کارشناس مسئول امور مالی و یک پست حسابدار و امین‌اموال در اداره امور اداری و مالی، فعالیت حسابداری انبار بدون متصدی است و از انباردار انتظارمی‌رود.
1 ـ 2 ـ 3 ـ نوع انبار
انبار سازمان به لحاظ فرم ساختمانی جزو انبارهای پوشیده محسوب می‌شود، ولی به لحاظ موقعیت‌فیزیکی و شرایط محیطی همچون نور، رطوبت، گردوغبار، نظافت، رفت و آمد و ایمنی شرایط مناسبی‌ندارد.
1 ـ 2 ـ 4 ـ کالاهای موجود در انبار و نحوه چیدمان آنها
عمده کالاهای موجود در انبار را ملزومات اداری تشکیل می‌دهد که شامل ملزومات الکتریکی‌همچون کلید، لامپ مهتابی... و ملزومات رایانه شخصی و لوازم التحریر و مواد خوراکی و بهداشتی‌می‌باشد. کلیه این ملزومات در دو بخش مصرفی و غیرمصرفی تقسیم بندی می‌شوند. چیدمان اجناس‌موجود در انبار، ترتیب خاصی نداشته و بر اساس فضای موجود، کلیه اقلام جایابی شده‌اند.
1 ـ 2 ـ 5 ـ سیستم کدگذاری کالاهای انبار
علی رغم وجود یک سیستم کدگذاری (طراحی شده توسط مشاور) که برای هر کالای ورودی به‌انبار، کدی مرکب از 5 رقم در نظر می‌گیرد، کلیه کالاها بدون کد در انبار نگهداری شده و کد کالا در هیچ‌یک از فرمهای گردش اطلاعات انبار ثبت نمی‌شود. لازم به ذکر است کارت انبار کالاهای انبار در چهاردسته؛ برقی، خوراکی بهداشتی، لوازم التحریر، و لوازم کامپیوتر در کاردکس مربوطه تفکیک گردیده و به‌این شکل تا حدودی کار جستجوی کارت سوابق کالا را تسهیل می‌کند. (کد 5 رقمی ذکر شده نشان‌دهنده مصرفی یا غیرمصرفی بودن کالا، گروه کالا و نوع کالا در هر گروه است).
1 ـ 2 ـ 6 ـ تجهیزات موجود در انبار
بجز چند قفسه انبار، هیچ گونه تجهیزات خاص انبارداری همچون پالت، نردبان دوپایه، تهویه‌مناسب و نیز علائم هشدار دهنده و ایمنی و ملزومات مناسب جهت رفع خطر آتش سوزی بچشم‌نمی‌خورد. همچنین به جهت عدم مکانیزه بودن سیستم اطلاعات انبار، رایانه‌ای در انبار موجود نیست.
1 ـ 2 ـ 7 ـ فرایند درخواست کالا از انبار و تحویل آن
بطور کلی فرایند درخواست کالا تا تحویل آن طی مراحل زیر انجام می‌شود:
1. درخواست کالا در 3 نسخه توسط واحد درخواست کننده تنظیم می‌شود.
2. پس از تأیید مسئول واحد درخواست کننده، درخواست کالا به تأیید رئیس امور اداری‌و مالی رسیده و به انبار ارسال می‌شود(کالاهایی که سرمایه‌ای نبوده و زیر 5000 ریال‌می‌باشد، توسط واحد تأیید می‌شود و تأیید رئیس امور اداری و مالی نیاز نیست).
3. در صورت وجود کالا در انبار، انباردار کالای درخواستی را به نماینده واحد تحویل‌می‌دهد.
4. یک نسخه از فرم درخواست کالا به حسابداری ارسال می‌گردد و یک نسخه آن در انباردر زونکن مربوطه به واحد متقاضی، بایگانی می‌شود.
